南京会务服务南京星辉文化国际旅行社有限公司
南京星辉文化国际旅行社有限公司,除了做旅游业务之外,我们还有会务服务,南京是江苏省的省会,有很多的企事业单位每年会来南京开会,我们成立了会务部门,专门对接这样的团队,进行全程的南京会务服务。
作为南京会务服务的部门,我们对于南京的高中低档酒店都有深入的合作,每个酒店的房型,房间数,会场数,每个会场能容纳的人数等等都有详细的了解,从会议洽谈到细节的落实,我们有**的会秘,**的跟会人员。保证客户单位会议的顺利进行。会场所使用到的小到茶水纸笔,大到电子屏的使用,课桌椅的摆放,我们都有会专人跟踪服务。酒店大厅的欢迎签到台也会有专人对接。确保单位的会议顺利圆满的完成。
南京星辉文化国际旅行社有限公司负责会务接待的小编,给大家讲一下南京会务服务的相关细节
一.会前:1.与会议主办方洽谈会议日程安排、酒店要求等细节。2.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。3.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方。4.预定性价比高,前台散客价和网络价与会议底价有操作空间,**限度的为会务组争取利益,确定方案,签订合同。5.将酒店的具体地址,总机和从机场、火车站出发到达酒店的乘车(公交车)路线发给主办方。6.及时保持联系确定人数的变化及房间的增减,确认会前细节和落实资料托运签收分装。7.是否需要配备水果,搭行架(酒店给不给搭),签到桌(台),可翻页的翻页笔,可在电子显示屏上面写然后可擦拭。
二.会中:1.会议准备:落实好欢迎横幅,欢迎牌,签到台,指示牌,准备好会议所需资料,会议用品。2.会议接待:在各签到处安排专人负责签到、发放资料、纪念品、 签到后根据具体方案由会场内会秘负责引领到相应活动区域。3.会议收费:根据主办方要求代收培训费、住宿费、餐费、税金及考察等各项费用。4.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等会议期间安排专人跟会。5.会议住宿:根据主办方及参会人员要求,合理安排酒店房间,询问是否有特殊要求。6.会议餐饮:确定用餐时间及用餐标准,并询问有无特殊要求客人(回民等),提前检查各餐及茶歇准备状况,确保按时开餐。圆桌式用餐(是翻会场之后当餐厅还是在另外单独的餐厅),自助餐(是单独给我们开还是跟别人一起开),茶歇7.会议旅游:根据客人要求旅游线路行程、用车、导游、景点等确认。8.文秘服务:根据要求开具**、分发**,为代表提供文秘及相关服务。9.接送专家:制作接机牌提前赶到机场出站口。接到后和快到酒店时告知会务组。10.注意事项:事前先把可能发生的事情处理好,减少突发事件,现场问题现场处理并及时反馈给主办方。
三.会后:1.结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐,准备相应原始凭证和复印材料。2.资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录等。
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